Klokkenluidersregeling lokale en provinciale besturen

Het Bestuursdecreet bepaalt dat elke lokale of provinciale overheid over een eigen intern meldingskanaal moet beschikken. Het decreet duidt het hoofd van het personeel van elk lokaal of provinciaal bestuur aan als het interne meldingskanaal. Dat betekent dat klokkenluiders bij hen op een veilige manier inbreuken moeten kunnen melden en bescherming moeten krijgen tegen eventuele represailles.

Het hoofd van het personeel kan de bevoegdheid van intern meldkanaal wel delegeren aan een of meer personeelsleden onder zijn gezag. Hierbij moet wel rekening worden gehouden met de strenge vereisten van vertrouwelijkheid en gegevensbescherming. Daarom mag die rol best maar aan een beperkt aantal personen worden gegeven.

De delegatie wordt best opgenomen in een delegatiebesluit.

Als de melder een melding richt aan een onbevoegd personeelslid of onbevoegde overheidsinstantie, dan stuurt dat onbevoegde personeelslid of die overheidsinstantie de melding zo snel mogelijk op een veilige manier door naar het bevoegde personeelslid. De melder krijgt onmiddellijk bericht van die doorzending.

Daarnaast kan er ook voor gekozen worden om een gezamenlijk meldpunt in te richten tussen een gemeente en een OCMW, alsook een gemeente of een OCMW en hun eventueel verzelfstandigde entiteiten. Dat is mogelijk op de volgende manieren:

• Een gemeente en haar betrokken OCMW kunnen in hun gezamenlijke beheersovereenkomst opnemen dat ze een intern meldingskanaal delen;
• Een gemeente of OCMW en haar respectievelijke verzelfstandigde entiteit kan in de beheers- of samenwerkingsovereenkomst die tussen beide moet worden afgesloten opnemen dat ze een dergelijk intern meldingskanaal delen. Ze moeten hiervoor dan geen aparte overeenkomst afsluiten of een nieuw samenwerkingsverband oprichten;
• Een provincie en haar verzelfstandigde entiteit kunnen ook opnemen in hun beheersovereenkomst dat ze een intern meldingskanaal delen.

Verschillende gemeenten kunnen er ook voor kiezen om samen te werken en een gezamenlijk intern meldingskanaal in te richten. Hierbij kan de opdracht ingekanteld worden in een bestaand intergemeentelijk samenwerkingsverband (deel 3, titel 3, DLB). Daarnaast kan er ook voor gekozen worden om een nieuwe interlokale vereniging op te richten (deel 3, titel 3, hoofdstuk 2, DLB). Dat laatste is de meest eenvoudige manier van samenwerking. Ze bestaat uit een overeenkomst tussen minstens 2 gemeenten en andere partners voor de realisatie van een project. Een dergelijke vereniging, die geen eigen rechtspersoonlijkheid heeft, is eenvoudig en snel op te richten.

Provincies kunnen geen interprovinciale samenwerking aangaan en zo een gezamenlijk intern meldingskanaal oprichten. Provincies of provinciaal extern verzelfstandigde agentschappen mogen wel toetreden tot een interlokale vereniging (deel 3, titel 3, hoofdstuk 2, DLB), die hierdoor het karakter krijgt van een interbestuurlijke vereniging. De vereniging moet wel minstens door twee gemeenten zijn opgericht.

Bij de lokale en provinciale besturen kunnen alleen de personeelsleden van het betrokken lokale of provinciale bestuur een melding maken bij het interne meldkanaal. Zogenaamde ‘externen’, die in het kader van een werkrelatie met het bestuur een inbreuk vaststellen (bijvoorbeeld sollicitanten, consultants, …), kunnen alleen een melding van inbreuk maken bij het externe meldkanaal. Dat zal Audit Vlaanderen of de Vlaamse Ombudsdienst zijn (zie: meer informatie).

Personeelsleden doen bij voorkeur een interne melding als de inbreuk doeltreffend intern kan worden behandeld en de melder van mening is dat er geen risico op represailles bestaat.

Individuele melders krijgen bescherming tegen represailles.

Elk meldingskanaal moet toelaten dat meldingen over inbreuken anoniem gebeuren. Ook anonieme meldingen kunnen immers belangrijke informatie bevatten over inbreuken die anders misschien niet aan het licht zouden komen.

Personen die anoniem een melding hebben gemaakt of informatie over een inbreuk openbaar hebben gemaakt, en later toch worden geïdentificeerd, krijgen ook de bescherming van het verbod tegen represailles. In het geval van openbaarmaking moet hierbij aan specifieke voorwaarden voldaan zijn (art. III.60/12, §2, tweede lid, Bestuursdecreet).

Een melding kan ook mondeling plaatsvinden, via een telefoongesprek of een fysieke ontmoeting.

Elk bestuur zal op haar website duidelijk moeten opnemen hoe een interne melding kan worden gemaakt (zie: praktijkvoorbeeld bij meer informatie)

Een klokkenluidersmelding gaat over de melding van informatie over inbreuken die verkregen is in het kader van werkgerelateerde activiteiten. Die personen lopen na melding het risico op represailles. De klokkenluidersregeling biedt dus een bescherming aan personen die economisch kwetsbaar zijn tegenover van de persoon van wie zij de facto afhankelijk zijn voor hun werk. Wanneer er geen sprake is van een dergelijke werkgerelateerde machtsongelijkheid, bijvoorbeeld bij burgers, is de bescherming tegen represailles niet nodig.

Burgers kunnen gebruik maken van de klachtenregeling. Klachten hebben een handeling of de werking van een overheidsinstantie als onderwerp. Klokkenluidersmeldingen zijn strikter afgelijnd; de melding van een inbreuk in dat kader gaat over een handeling of nalatigheid die voldoet aan een van de volgende voorwaarden:

• ze is onrechtmatig;
• ze ondermijnt het doel of de toepassing van regelgeving.

Audit Vlaanderen treedt op als extern meldingskanaal voor meldingen over inbreuken bij lokale of provinciale besturen (zie: schema externe meldkanalen). Op de website van Audit Vlaanderen kan je meer informatie terugvinden over hoe je een externe melding kan doen. Ter ondersteuning van de interne meldpunten voorziet Audit Vlaanderen een sjabloon van inschattingsformulier dat als leidraad kan dienen voor de behandeling van een melding (zie: meer informatie).

Externen bij lokale en provinciale besturen kunnen alleen terecht bij Audit Vlaanderen (of de Vlaamse Ombudsdienst) en niet bij het interne meldkanaal van een lokaal of provinciaal bestuur. Daarnaast kunnen ook de personeelsleden van lokale en provinciale besturen bij het bevoegde externe meldingskanaal terecht, zonder dat er eerst een interne melding moet zijn gemaakt, als zij menen dat de inbreuk intern niet doeltreffend behandeld kan worden of dat er een risico op represailles bestaat. Zij moeten dat niet motiveren bij het externe meldkanaal. Het interne meldkanaal geniet evenwel de voorkeur.

Indien een intern meldpunt van een lokaal of provinciaal bestuur vragen zou hebben bij de (verdere) aanpak van een onderzoek naar aanleiding van een melding kan Audit Vlaanderen  ter ondersteuning gecontacteerd worden via audit@vlaanderen.be of op het telefoonnummer 02/553.45.55.

Het is raadzaam om bij het ontvangen en registreren van een melding bij het interne meldkanaal telkens te vragen welke kanalen de melder eventueel ook al gecontacteerd heeft over de inbreuk (zie ook: inschattingsformulier). Op die manier kan voorkomen worden dat op een gelijktijdig moment eenzelfde melding meermaals behandeld wordt (single-audit-principe). Bij een gelijktijdige melding kan het bestuur contact opnemen met Audit Vlaanderen ter afstemming. Ook Audit Vlaanderen zal bij het ontvangen van externe meldingen steeds nagaan of het single-audit-principe wordt gerespecteerd.

Het niet-gesubsidieerd personeel van het gemeentelijk en provinciaal onderwijs wordt gevat door de rechtspositieregeling van het personeel van de lokale en provinciale besturen en valt onder de klokkenluidersregeling vastgesteld in het Bestuursdecreet. Zij kunnen op basis hiervan meldingen maken en bescherming genieten.

Het gesubsidieerd personeel van het gemeentelijk en provinciaal onderwijs wordt gevat door het decreet rechtspositie personeelsleden gesubsidieerd onderwijs en valt daarentegen onder de aparte klokkenluidersregeling voor het onderwijs.

Meer informatie over dit onderscheid kan je terugvinden in de toelichting van de minister in de commissie Binnenlands Bestuur op 10 januari 2023 (zie hier).

De Vlaamse Regering maakt werk van een verdere concretisering van doeltreffende, evenredige en afschrikkende administratieve of tuchtrechtelijke sancties voor de volgende personen:

• Personen die een melding belemmeren of proberen te belemmeren;
• Personen die de geheimhouding van de identiteit van melders schenden;
• Personen die bewust onjuiste informatie hebben gemeld of openbaar maken.

In afwachting hiervan beschikken besturen reeds over verschillende instrumenten. Zo kunnen zij zich voor hun eigen personeelsleden steeds beroepen op de tuchtregeling wanneer een bestuur geconfronteerd wordt met personeelsleden die een melding belemmeren, de geheimhouding van de identiteit van de melder schenden of bewust onjuiste informatie melden.

Daarnaast schenden personeelsleden de deontologische code wanneer zij daden stellen die de waardigheid van het ambt in het gedrang brengen.

Besturen hebben ook steeds de mogelijkheid om zich te wenden tot de bevoegde gerechtelijke instanties. Zo regelt artikel 445 van het Gerechtelijk Wetboek de bestraffing van lasterlijke aangiften.

Tot slot kan een bestuur, wanneer een roekeloze melding schade veroorzaakt, zich ook steeds richten tot de burgerlijke rechtbank voor een schadevergoeding op basis van de artikelen 1382-1383 van het oud Burgerlijk Wetboek.