Fysiek, digitaal of hybride vergaderen door bestuursorganen van de lokale besturen

Er zijn voorwaarden gekoppeld aan de mogelijkheid om digitaal of hybride te vergaderen. Deze voorwaarden zijn opgenomen in het besluit van de Vlaamse Regering van 10 september 2021 over de voorwaarden voor digitaal of hybride vergaderen voor de organen van de lokale besturen (pdf). De voorwaarden hebben betrekking op de gelijke toegang tot de vergadering voor elk lid, het vaststellen van de identiteit van de leden, de mogelijkheid voor eenieder om te stemmen en de authenticiteit van de stemming. Wat de raden betreft wordt de principiële openbaarheid gewaarborgd, alsook de ordehandhaving door de voorzitter geregeld.

Bijkomende vragen over deze voorwaarden richt je aan binnenland@vlaanderen.be.

De Vlaamse Toezichtscommissie voor de verwerking van persoonsgegevens (VTC) heeft een aantal specifieke maatregelen opgesomd in verband met informatieveiligheid. De concrete uitwerking van de maatregelen rond informatieveiligheid behoort tot de autonomie van de lokale besturen.

Lees het advies van de VTC en de daarin opgesomde maatregelen (pdf).

Als op digitale wijze wordt vergaderd, wordt onder ‘openbaar’ een vergadering in digitale omgeving verstaan die de bevolking op afstand via een audiovisuele liveverbinding kan volgen. Je kan praktische informatie over het livestreamen van een digitale vergadering vinden op de website van V-ICT-OR, de Vlaamse ICT Organisatie. De informatie op die website is toegankelijk voor leden van V-ICT-OR.

Op YouTube vind je ook diverse instructievideo’s over het livestreamen van een digitale vergadering. Je vindt er meer informatie over:

• livestreamen van Microsoft Teams Meeting naar YouTube, Facebook Live en andere tools
• livestreamen via YouTube
• vergadering via Zoom livestreamen op Facebook

Je kan je ook altijd informeren bij andere lokale besturen.

Bij een hybride vergadering moet in principe niet voorzien worden in een audiovisuele livestream, op voorwaarde dat het publiek de mogelijkheid heeft om de hybride vergadering op fysieke wijze bij te wonen.

Wees voorzichtig bij het gebruik van digitale stemtools om geheim te stemmen. Niet elk platform biedt evenveel garanties voor wat betreft de (informatie)veiligheid en je privacy. Hiervoor verwijzen we in eerste instantie naar de algemene richtlijnen die gelden voor informatieveiligheid.

De DPO (data protection officer) van het lokaal bestuur helpt om een risico-analyse te maken alvorens een tool te kiezen door bijvoorbeeld na te gaan of de algemene voorwaarden van de tool de nodige garanties biedt.

Er zijn heel wat tools beschikbaar om (geheim) digitaal te stemmen. Essentieel is dat enkel de raadsleden toegang hebben tot de stemtool en dat die voldoende veiligheid biedt. Hieronder geven we een aantal voorbeelden van die tools en verwijzen we naar de website van het systeem voor verdere informatie.

Let wel! We lichten de tools niet door en geven een loutere opsomming van gebruikte systemen door lokale besturen zonder daarbij een waardeoordeel aan de tool toe te kennen. Het is de verantwoordelijkheid van het bestuur om te oordelen of het systeem voldoet aan de noodzakelijke veiligheidsvoorwaarden (o.a. op vlak van veiligheid en garantie van geheimhouding).

Je kan je steeds informeren bij andere lokale besturen over de systemen die zij gebruiken.

Bij het decreet van 16 juli 2021 tot wijziging van diverse decreten, wat betreft de versterking van de lokale democratie is de mogelijkheid voor lokale bestuursorganen ingeschreven om digitaal of hybride te vergaderen. Deze mogelijkheid is bij decreet van 23 december 2021 ook ingeschreven in het provinciedecreet voor de provinciale bestuursorganen.

Als de gemeenteraad, de raad voor maatschappelijk welzijn, het bijzonder comité voor de sociale dienst, de districtsraad of de provincieraad digitaal of hybride wil vergaderen kan dat enkel onder de uitzonderlijke omstandigheden opgenomen in het huishoudelijk reglement van het betreffende orgaan. Het uitgangspunt voor die vergaderingen blijft een fysieke vergadering. Om die reden mag het begrip ‘uitzonderlijke omstandigheid’ niet worden uitgehold. In het licht van de rechtszekerheid is het belangrijk om in het huishoudelijk reglement zo weinig mogelijk ruimte te laten voor interpretatie. De uitzonderlijke omstandigheden dienen zo concreet mogelijk bepaald en goedgekeurd te worden door de raad.

Wat volgt is een opsomming van omstandigheden die al dan niet als uitzonderlijke omstandigheid in het huishoudelijk reglement kunnen worden opgenomen. Let wel, dit zijn slechts voorbeelden waarvan het Agentschap Binnenlands Bestuur van oordeel is dat wel of niet als uitzonderlijke omstandigheid te definiëren is. Het behoort tot de lokale autonomie om rekening houdende met het fysiek uitgangspunt van de vergaderingen de uitzonderlijke omstandigheden te definiëren. Het komt finaal aan de toezichthoudende overheid toe om zich hierover uit te spreken. De toezichthoudende overheid is daarbij niet gebonden door onderstaande interpretatie van het begrip ‘uitzonderlijke omstandigheid’.

Voorbeelden die als uitzonderlijke omstandigheid te omschrijven zijn

Hierna volgen een aantal voorbeelden van uitzonderlijke omstandigheden die kunnen toelaten om hybride/digitaal te vergaderen:

• In geval van een algemeen gezondheids- en of veiligheidscrisis (bijv. pandemieën, terreurdreiging, …)
• Door een onvoorziene gebeurtenis waardoor de raad niet kan bijeenkomen op de voorziene locatie (bijv. extreme weersomstandigheden, overstroming, betoging, raadszaal die onverwacht fysiek niet toegankelijk is, …);
• Als een dringende noodzakelijke/spoedeisende beslissing van de raad nodig is die niet kan wachten tot agendering op de eerstvolgende voorziene/geplande raad of vergadering. Dit kan eventueel gekoppeld worden aan een voorafgaande instemming van een (bijzondere) meerderheid van de raadsleden.

Voorbeelden die niet vallen onder een uitzonderlijke omstandigheid

Het loutere feit dat een meerderheid van de raadsleden verzoekt om digitaal of hybride te vergaderen vormt geen uitzonderlijke omstandigheid die toelaat dat er digitaal of hybride vergaderd wordt.

Het digitaal of hybride verderzetten op een andere dag van een fysieke vergadering die eerder niet afgerond is, is niet mogelijk. Deze omstandigheid is niet uitzonderlijk en kan tot uitholling leiden. Het is daarnaast niet mogelijk om voor één en dezelfde vergadering twee vergadervormen te hanteren.

Het is evenmin mogelijk dat het betrokken bestuursorgaan een niet-limitatieve opsomming opneemt in het huishoudelijk reglement waaronder digitaal of hybride kan worden vergaderd. Toelaten dat in het huishoudelijk reglement een niet-limitatieve opsomming wordt opgenomen, zou een vrijbrief verlenen om in alle gevallen digitaal of hybride te vergaderen. Dat is niet de intentie van de decreetgever.

Het is niet toegelaten om als uitzonderlijke omstandigheid op te nemen dat elk raadslid éénmaal per vergaderjaar het recht heeft om digitaal of hybride deel te nemen aan de vergadering. De raadsleden dergelijke vrijkaart om digitaal of hybride te vergaderen toekennen, zou het fysieke uitgangspunt van de vergaderingen doorkruisen en is ook geen uitzonderlijke omstandigheid zoals bedoeld door de decreetgever.

Het decreet over het lokaal bestuur en het provinciedecreet voorzien in de mogelijkheid om u als raadslid te laten vervangen voor een bepaalde periode als u zich als raadslid in een grond van verhindering bevindt. Dat zijn geen uitzonderlijke omstandigheden die de decreetgever bedoelde bij de aanname van de mogelijkheid tot digitaal en hybride vergaderen. Als die mogelijkheid wordt toegestaan, zal een hybride vorm van vergaderen eerder regel dan uitzondering zijn. Het is bijgevolg niet toegestaan om de gronden van verhindering over te nemen als gronden waarop een raadslid kan vragen digitaal deel te nemen aan de fysieke vergadering.