Rapportering in de beleids- en beheerscyclus (BBC)

Voor de verantwoording van de subsidies wordt gestreefd naar een minimum aan planlast. De gemeenten rapporteren verplicht over de uitvoering van hun acties in de jaarrekeningen 2016, 2017 en 2018. Net als in de planning, worden daarvoor ook in de jaarrekeningen de deelrapportcodes gebruikt. In de jaarrekeningen geeft de gemeente aan welke activiteiten en prestaties er werden verricht en welke effecten er werden bereikt. 

Uiterlijk op 31 juli van elk jaar rapporteert het lokale bestuur over de uitvoering van deze acties.  Deze rapporteringswijze is gelijklopend met de bepalingen van het decreet van 15 juli 2011 houdende vaststelling van de algemene regels waaronder in de Vlaamse Gemeenschap en het Vlaamse Gewest periodieke plan- en rapporteringsverplichtingen aan lokale besturen kunnen worden opgelegd.

De gemeente moet dus in de jaarrekening 2016 reeds rapporteren over de uitgevoerde acties in 2016. Dit door middel van koppeling van de relevante acties aan de 2 deelrapportcodes, die systeemtechnisch sinds begin oktober 2016 kunnen gebruikt worden.

Indien er een overdracht is van middelen van de gemeente naar het OCMW, dan dient de gemeente deze overdracht ook te oormerken. In de jaarrekening van het OCMW moet de besteding van de middelen ook geoormerkt worden met de bovenvermelde codes.

Gemeenten kunnen ook intergemeentelijk samenwerken, waarbij de beherende gemeente  bijvoorbeeld personeel kan aanwerven en ter beschikking stellen voor de uitvoering van een aantal activiteiten van het intergemeentelijk samenwerkingsverband. Als een dergelijk personeelslid voor de gemeente werkt (die ook zijn werkgever is), zal zijn loon bij deze gemeente geboekt staan. Deze gemeente zal de deelrapportcode koppelen aan de begrote personeelskost. De andere  deelnemende gemeenten zullen hun aandeel van de personeelskost betalen aan de beherende gemeente en moeten de deelrapportcode koppelen aan dat aandeel dat ze betalen. Het aandeel van elke gemeente wordt opgenomen in de respectievelijke meerjarenplanningen.

Indien de gemeente meer uitleg wenst te geven bij een actie om bepaalde zaken te verduidelijken die niet meteen blijken uit de formulering van de actie, dan kan men steeds gebruik maken van de commentaarvelden die zijn voorzien in de digitale rapportering. Dit wordt ten stelligste aanbevolen omdat er  geen mogelijkheid wordt voorzien om, in geval van onduidelijkheden, later  nog extra informatie op te vragen bij de gemeente.