Occasionele gezamenlijke opdrachten
Twee of meer aanbestedende overheden kunnen overeenkomen om bepaalde specifieke opdrachten gezamenlijk te plaatsen. Artikel 48 van de wet overheidsopdrachten van 17 juni 2016 spreekt in dit geval van ‘occasionele gezamenlijke opdrachten’. Dit begrip vervangt de vroegere ‘samengevoegde opdrachten’.
De gezamenlijke plaatsing van opdrachten kan verschillende vormen aannemen, variërend van een gecoördineerde plaatsing van opdrachten door middel van gemeenschappelijke technische specificaties voor werken, leveringen of diensten die worden aangeschaft door verschillende aanbestedende overheden, die elk een afzonderlijke plaatsingsprocedure volgen, tot gevallen waarin de aanbestedende overheden gezamenlijk één plaatsingsprocedure hanteren, hetzij door samen op te treden hetzij door één aanbestedende overheid namens alle aanbestedende overheden met het beheer van de procedure te belasten.
De aanbestedende overheden kunnen één aanbestedende entiteit aanduiden die in hun gezamenlijke naam bij de gunning en de uitvoering van de opdracht zal optreden.
In hoofde van de afzonderlijke aanbestedende overheden blijft de occasionele gezamenlijke opdracht echter een gewone overheidsopdracht. Dat betekent dat elke overheid afzonderlijk mee zal beslissen in elke fase van het dossier.
Op niveau van de lokale besturen blijven de bevoegdheidsregels dus van toepassing. Wanneer bijvoorbeeld meerdere gemeenten samengaan dan zal elke gemeenteraad afzonderlijk op basis van artikel 41 en 78 van het Decreet over het Lokaal Bestuur zich uitspreken over de samenvoeging en over de plaatsingsprocedure en de voorwaarden van de overheidsopdracht. Op het einde van de plaatsingsprocedure zal elk college van burgemeester en schepenen of het vast bureau afzonderlijk beslissen op basis van artikel 56,4° en 84, 4° van het Decreet over het Lokaal Bestuur, aan wie dat de opdracht zal worden gegund. Pas daarna zal het college van burgemeester en schepenen of het vast bureau van de aanbestedende entiteit een definitieve gunningsbeslissing nemen en de gekozen inschrijver meedelen dat de opdracht aan hem is gegund.
De modaliteiten van deze samenwerking kunnen vooraf best worden vastgelegd in een samenwerkingsovereenkomst. In deze overeenkomst kan dan worden gestipuleerd welke entiteit desgevallend wordt aangeduid als aanbestedende entiteit, welke organen het bestek en/of de gunning zullen goedkeuren, op welke manier de financiële kant van de opdracht zal worden geregeld (eventueel aan de hand van een verdeelsleutel), e.d..
In artikel 49 van de wet zijn ten slotte voorschriften bepaald voor de verdeling van de verantwoordelijkheid tussen de verschillende aanbestedende overheden. Indien verscheidene aanbestedende overheden gezamenlijk één plaatsingsprocedure hanteren, zijn zij gezamenlijk verantwoordelijk voor het nakomen van de verplichtingen. Indien de aanbestedende overheden evenwel de plaatsingsprocedure slechts op onderdelen gezamenlijk volgen, zijn zij alleen voor die onderdelen gezamenlijk verantwoordelijk. Elke aanbestedende overheid is dus alleen verantwoordelijk voor de procedures of onderdelen ervan die zij zelf toepast.
Deze samenwerkingsvorm verschilt van de mogelijkheid om samen te werken via een aankoopcentrale. De occasioneel gezamenlijke opdracht heeft meestal alleen betrekking op één enkele overheidsopdracht. De aankoopcentrale wordt gekenmerkt door het duurzame karakter ervan. Indien het de bedoeling is om een gerichte opdracht te plaatsen, lijkt de occasionele gezamenlijke opdrachten de beste optie. Wanneer het daarentegen de bedoeling is om meerdere opdrachten te plaatsen die over een bepaalde periode gespreid zijn, lijkt het meer aangewezen om gebruik te maken van een aankoopcentrale.