Gunning

Aankondiging

Ingeval van een openbare procedure of vereenvoudigde onderhandelingsprocedure met voorafgaand bekendmaking moet een publicatiebericht geplaatst worden in het Bulletin van Aanbestedingen.

Ingeval van onderhandelingsprocedure zonder voorafgaande bekendmaking worden er minimaal drie geschikte ondernemers aangeschreven met de vraag een offerte in te dienen.

Opening van de offertes

De kerkraad opent de offertes op de datum en uur vastgesteld in het bestek of in de aankondiging en maakt een proces-verbaal van opening op .

De ingezonden offertes worden nadien onderzocht en er wordt een gunningsverslag opgesteld.

Gunningsbesluit

De kerkraad neemt een besluit waarin de gunning gebeurt aan de gekozen inschrijver.

Best controleert het bestuur ook al de verbintenistermijn. Gedurende de verbintenistermijn blijven de inschrijvers gebonden door hun offerte. De aanbestedende overheid dient binnen deze termijn de goedkeuring van de gekozen offerte te betekenen aan de gekozen inschrijver (= de sluiting).

Wanneer de verbintenistermijn dreigt te verstrijken, vraagt het bestuur best een vrijwillige verlenging van de verbintenistermijn aan de best gerangschikte inschrijver zodat de geldigheid van zijn offerte met x aantal dagen wordt verlengd. De kerkraad schrijft een brief met de vraag tot vrijwillige verlenging. 

Bij de sluiting van de opdracht (na de ontvangst van de vaste belofte van de subsidie) controleert het bestuur nogmaals of de verbintenistermijn verstreken is. Als deze termijn verstreken is, handelt men volgens artikel 89 van het KB plaatsing. De kerkraad schrijft een brief met de vraag of de offerte gehandhaafd blijft.