Opstellen bestek werken

Binnen de termijnen vermeld in het bestek van diensten i.v.m. de aanstelling van de ontwerper, moet de aangestelde ontwerper de nodige exemplaren van het bestek, de raming, de plannen en de opmetingstaat aan de kerkraad  voor goedkeuring voorleggen.

Voor de uitvoering van een werk heeft het bestuur de keuze tussen een openbare of niet-openbare procedure. In een beperkt aantal gevallen kunnen ook de onderhandelingsprocedures toegepast worden. De subsidiërende overheid kan in dat geval toch adviseren een openbare procedure te voeren.

Het onderscheid tussen bedoelde procedures is in grote lijnen het volgende:

• openbare procedure: selectie en gunning in één enkele fase
• niet-openbare procedure: selectie en gunning in twee afzonderlijke fases
• onderhandelingsprocedure zonder voorafgaande bekendmaking.
• mededingingsprocedure met onderhandeling en de vereenvoudigde onderhandelingsprocedure met voorafgaande bekendmaking.

In de praktijk wordt meestal de onderhandelingsprocedure zonder voorafgaande bekendmaking of de openbare procedure gekozen.

De kerkraad keurt vervolgens het ontwerpdossier goed.

Modelbestekken vind je bij de voorbeeldteksten onderaan deze pagina.

Samenstelling van het dossier

• het ontwerp met de stukken die de basis vormen voor de overheidsopdracht voor werken, namelijk het bestek met de administratieve en de technische bepalingen, de plannen, de gedetailleerde meetstaat en het model van het offerteformulier
• een gedetailleerde kostenraming
• de stedenbouwkundige vergunning, de milieuvergunning of de omgevingsvergunning, naargelang wat vereist is
• de beslissing van de kerkraad tot goedkeuring van het ontwerp, de raming, de gunningwijze en de aanvraag van de subsidie
• advies van het Bisdom en het advies van het college van burgemeester en schepenen waaruit blijkt dat het gebouw waarvoor de subsidie wordt aangevraagd een gebouw van de eredienst blijft.  Uit die adviezen moet ook blijken dat de investeringen waarvoor de subsidie wordt aangevraagd, passen in de langetermijnvisie.
• het rekeningnummer waarop de subsidie gestort mag worden
• de beslissing(en) van de initiatiefnemer(s) en de eventuele overeenkomst waarbij één bestuur wordt gemachtigd in gezamenlijke naam op te treden
• integratie van de kunstwerken (Decreet van 23 december 1986 houdende integratie van kunstwerken in gebouwen van openbare diensten en daarmee gelijkgestelde diensten en van door de overheid gesubsidieerde inrichtingen, verenigingen en instellingen die tot de Vlaamse gemeenschap behoren).

Aanvraag subsidies

Het volledig ontwerpdossier wordt bezorgd in één exemplaar aan de provinciale site van het Agentschap Binnenlands Bestuur en één digitaal exemplaar via het e-mailadres: gesubsidieerdeinfrastructuur@vlaanderen.be. Het is aan te bevelen dat ook één exemplaar ter info wordt bezorgd aan het gemeentebestuur.

Het Agentschap Binnenlands Bestuur geeft een ontvangstmelding, een dossiernummer en een prognose van het jaar waarin de subsidiebelofte verleend kan worden, rekening houdend met de prioriteitenorde die in het besluit van de Vlaamse Regering van 20 december 2013 werd vastgelegd en  de beschikbare kredieten.

De minister geeft op basis van het ontwerpdossier al dan niet de belofte van subsidie. Hij stelt de aanbestedende overheid hiervan in kennis. Het verlenen van de belofte van subsidie houdt in dat de kredietvastlegging op naam van de initiatiefnemer en op basis van het goedgekeurd ramingsbedrag van het ontwerpdossier, wordt doorgevoerd. De ontvangst van de belofte van subsidie geeft de aanbestedende overheid het recht de plaatsingsprocedure in te zetten.

Prioriteitenorde

Het besluit van de Vlaamse Regering van 20 december 2013 legt de prioriteitenorde vast bij de toekenning van de subsidie.  De aanvraagdossiers worden ingedeeld in de volgende categorieën, in dalende volgorde van prioriteit:

1. studies voor herbestemming en nevenbestemming
2. aanpassingsinvesteringen voor nevenbestemmingen tot een subsidiebedrag van 200.000 euro
3. renovatie
4. aankoop en verbouwing en aanpassingsinvesteringen voor nevenbestemmingen vanaf een subsidiebedrag van 200.000 euro
5. nieuwbouw

Binnen elke categorie worden de aanvragen behandeld in volgorde van ontvangst. Binnen de categorie "renovatie" wordt dat algemene principe evenwel gecombineerd met de volgende indeling, in dalende volgorde van prioriteit:

code A: werken om veiligheidsredenen en bliksemafleiding

code B: elektriciteitswerken, dringende instandhoudingswerken, vernieuwing van de centrale verwarming, werken gecombineerd met andere, gelijktijdige, door de Vlaamse overheid gesubsidieerde werken aan hetzelfde gebouw

code C: dakwerken, werken aan torens, buitenschilderwerken, gefaseerde werken

code D: algemene restauratie, glasramen, gevelwerken

code E: schilderwerken en interieurherstel

Bedrag van de subsidie

De toegekende subsidie bedraagt maximaal 30 % van de kostprijs van de werken en wordt verhoogd met 7 % als tussenkomst voor de algemene kosten.

Als het subsidiebedrag minder bedraagt dan 15.000 euro wordt de subsidie niet toegekend, tenzij het gaat om werken om veiligheidsredenen, bliksemafleiding, elektriciteitswerken, de vernieuwing van centrale verwarming of een studiepunt.

Toekenning van de subsidie

Rekening houdende met de beschikbare kredieten, beslist de Vlaamse overheid autonoom over de toekenning van de subsidie.
Deze beslissing wordt via brief betekend, met vermelding van het subsidiebedrag en de machtiging tot aanbesteding.