Selectie en gunning
Beoordeling van de selectie en gunning
Na ontvangst van de offertes stelt het bestuur een gunningsverslag op. Hierin beoordeelt het bestuur de offertes, in functie van de selectievoorwaarden en de gunningscriteria.
Het besluit tot aanstelling van de ontwerper wordt genomen op basis van dit gunningsverslag.
Kennisgeving aan de niet-gekozen inschrijvers
Er wordt een onderscheid gemaakt in de voorschriften in functie van het gunningsbedrag.
Informatie bij opdrachten tot 140.000 euro (exclusief btw)
De regels zijn zowel van toepassing op alle plaatsingsprocedures waarvan de uitgave niet hoger is dan 140.000 euro (exclusief btw).
Bij niet-openbare procedures en de mededingingsprocedure met onderhandeling heb je eerst een selectiefase met een selectiebeslissing. Onmiddellijk na deze selectiebeslissing moet elke niet-geselecteerde kandidaat ingelicht worden over zijn niet-selectie.
Bij de openbare procedures, vereenvoudigde onderhandelingsprocedure zonder voorafgaande bekendmaking en de onderhandelingsprocedure met bekendmaking gebeuren selectie en gunning in één fase. De afgewezen inschrijvers worden onmiddellijk na de gunningsbeslissing ingelicht.
Deze informatie moet onmiddellijk per fax, per e-mail of via de elektronische platformen verstuurd worden na het nemen van de beslissing én dezelfde dag per aangetekende zending.
Deze meldingen bevatten eveneens de rechtsmiddelen, de termijnen ervan en de bevoegde instanties, zoniet vangt de termijn voor het instellen van het verhaal tot vernietiging pas aan vier maanden nadat de motivering is meegedeeld.
Binnen 30 dagen nadat deze informatie is meegedeeld kan schriftelijk:
- elke niet-geselecteerde kandidaat, de motieven voor zijn niet-selectie opvragen;
- elke inschrijver wiens offerte werd geweerd, de motieven van de wering opvragen;
- elke inschrijver wiens offerte niet gekozen werd, de gemotiveerde gunningsbeslissing opvragen.
De kerkfabriek deelt deze aanvullende informatie mee binnen 15 dagen na ontvangst van het verzoek.
Het bestuur mag deze aanvullende informatie ook al meedelen bij de eerste kennisgeving.
Informatie bij opdrachten boven 140.000 euro (exclusief btw)
Bij niet-openbare procedures en de mededingingsprocedure met onderhandeling heb je eerst een selectiefase met een selectiebeslissing. Onmiddellijk na deze selectiebeslissing moet elke niet-geselecteerde kandidaat ingelicht worden over zijn niet-selectie.
Bij de openbare procedures, vereenvoudigde onderhandelingsprocedure zonder voorafgaande bekendmaking en de onderhandelingsprocedure met bekendmaking gebeuren selectie en gunning in één fase. De afgewezen inschrijvers worden onmiddellijk na de gunningsbeslissing ingelicht.
Na de beslissing moet onmiddellijk de volgende informatie worden verzonden:
- aan elke niet-geselecteerde kandidaat: de motieven voor zijn niet-selectie, in de vorm van een uittreksel van deze beslissing
- aan elke inschrijver met een onregelmatig of niet-conform verklaarde offerte: de motieven van zijn wering, in de vorm van een uittreksel van deze beslissing
- aan elke inschrijver van wie de offerte niet is gekozen: de gemotiveerde gunningsbeslissing.
Deze informatie moet onmiddellijk per fax, per e-mail of via de elektronische platformen verstuurd worden na het nemen van de beslissing én dezelfde dag per aangetekende zending.
Deze meldingen bevatten eveneens de rechtsmiddelen, de termijnen ervan en de bevoegde instanties, zo niet vangt de termijn voor het instellen van het verhaal tot vernietiging pas aan vier maanden nadat de gemotiveerde beslissing is meegedeeld.
Kennisgeving aan de gekozen inschrijver
Informatie bij opdrachten tot 140.000 euro (exclusief btw)
De kennisgeving van de keuze van de ontwerper gebeurt onmiddellijk na de gunningsbeslissing per fax, per e-mail of via de elektronische platformen én dezelfde dag per aangetekende zending.
Binnen 30 dagen nadat deze informatie is meegedeeld, kan de inschrijver wiens offerte werd gekozen, de gemotiveerde gunningsbeslissing opvragen. De aanbestedende overheid moet deze informatie versturen binnen 15 dagen na ontvangst van het verzoek.
Het feit dat de gekozen inschrijver wordt ingelicht, betekent nog geen automatische sluiting van de opdracht. De sluiting van de opdracht betekent dat de offerte van de gekozen inschrijver wordt goedgekeurd.
Voor opdrachten tot 140.000 euro (exclusief btw) kan met éénzelfde brief informatie over de gunning verschaft worden en tegelijk de opdracht gesloten worden, maar het bestuur kan ook vrijwillig een wachttermijn toepassen (zie verder voor meer informatie over de wachttermijn).
Informatie bij opdrachten boven 140.000 euro (exclusief btw)
Na de gunningsbeslissing stuurt de kerkfabriek onmiddellijk per fax, per e-mail of via de elektronische platformen én dezelfde dag per aangetekende zending de gemotiveerde gunningsbeslissing aan de gekozen inschrijver.
Voor opdrachten vanaf 215.000 euro (exclusief btw) betekent deze informatie voor de gekozen inschrijver geen sluiting automatische van de opdracht. De sluiting van de opdracht betekent dat de offerte van de gekozen inschrijver wordt goedgekeurd. Voor deze opdrachten is er een wachttermijn van toepassing van 15 dagen die ingaat vanaf de mededeling van de gemotiveerde beslissing aan de betrokken ontwerpers. Tijdens deze termijn kan een vordering tot schorsing worden ingediend bij de bevoegde rechtbank. De opdracht mag pas gesloten worden na afloop van deze wachttermijn indien er geen enkele vordering tot schorsing is ingediend.
Deze wachttermijn mag het bestuur ook vrijwillig van toepassing maken voor opdrachten beneden 215.000 euro (exclusief btw).