De bepaling dat een raad van bestuur van een dienstverlenende of opdrachthoudende vereniging uit maximaal 15 personen mag bestaan, leidt sommige lokale besturen er toe om hierover afspraken te maken met mandatarissen van een ander bestuur dat wel in de raad van bestuur zit. Kunnen, om tot een overlegde standpuntbepaling te komen, documenten van de agenda van de raad van bestuur tussen beiden voorafgaand worden besproken? Wat met de vertrouwelijkheid van bestuursdocumenten?

Het staat de gemeenteraad of het college van burgemeester en schepenen vrij om met de vertegenwoordiger van het bestuur in de raad van bestuur te overleggen over agendapunten van een vergadering van de raad van bestuur. In tegenstelling tot de vertegenwoordiger van de gemeente in de algemene vergadering, wordt de vertegenwoordiger van het bestuur niet gemandateerd door het bestuur dat hij vertegenwoordigt in de raad van bestuur. Dat sluit evenwel niet uit dat er overleg kan zijn tussen het lid van de raad van bestuur en een van de deelnemers die door hem vertegenwoordigd worden in de raad van bestuur. De eventuele gevoelige kennis die mandatarissen kunnen opdoen door het inkijken van deze documenten valt onder het beroepsgeheim, overeenkomstig artikel 458 van het Strafwetboek.

Geheimhouding tegenover andere leden van het college of gemeenteraadsleden van een van de gemeente-vennoten is dus niet mogelijk, maar over die informatie geldt geheimhoudingsplicht door de raadsleden (art. 29 §4 DLB). Wanneer een bestuurder van een opdrachthoudende vereniging rapporteert aan de gemeenteraad over materie die valt onder de geheimhoudingsplicht, moet dit gebeuren in een gesloten zitting (art. 28 DLB).

Aanvullend stelt artikel 440 van het DLB dat: ‘de gedetailleerde notulen met bijgevoegd het stemgedrag van de individuele leden en alle documenten waar in de notulen naar verwezen wordt, ter inzage liggen van de gemeenteraadsleden op het secretariaat van de deelnemende gemeenten, met behoud van de toepassing van de decretale bepalingen inzake de openbaarheid van bestuur.’