Gelinkt Notuleren: waar staan we na de installatievergaderingen?

Op 3 december lanceerde ABB Gelinkt Notuleren. Deze gratis webtoepassing ondersteunt lokale besturen bij het nakomen van de publicatieplicht die geldt vanaf 1 januari 2019.

Waarvoor dient de applicatie Gelinkt Notuleren?

• Opmaken en publiceren van agenda's, besluiten en notulen van lokale besturen; 
• Online, veilig en authentiek bewaren van documenten; 
• Automatisch aanvullen van de mandatendatabank bij het publiceren van de notulen; 
• Documenten (publiek) ter beschikking stellen met het juiste niveau van beveiliging. 

Tijdens de installatievergaderingen maakten de meeste gemeenten kennis met de nieuwe applicatie. Ondertussen brachten we voortdurend verbeteringen aan op basis van de feedback die we van de besturen ontvingen. Via nieuwsbrieven brachten we alle algemeen directeurs hiervan op de hoogte. 

De cijfers van inzendingen op 28 februari:

• 275 gemeenten (91%) meldden zich reeds aan en maakten ruim 900 documenten aan (o.a. agenda’s, gepubliceerde besluiten, concepten,…). 
• 130 gemeenten (35%) en 124 OCMW’s publiceerden in totaal 254 besluitenlijsten hieruit stroomden meer dan 8000 mandaten door naar de Mandatendatabank. 

De ondersteuning verloopt via de mailbox gelinktnotuleren@vlaanderen.be. Dit is een belangrijk kanaal om aanwezige bugs/fouten te ontvangen en vervolgens op te lossen. 

We gaan nu aan de slag om naast de benoemingsbesluiten ook sjablonen voor andere besluiten te maken die kunnen ingezonden worden via het juiste formaat. 

Een aantal positieve reacties (e-mail):

“Gisteren heb ik de installatievergadering van de gemeenteraad en de eerste vergadering van de raad voor maatschappelijk welzijn gehouden op basis van de ontwerpbesluiten uit Gelinkt Notuleren. Alles is vlekkeloos verlopen en op het einde van de vergadering stond alles netjes en correct ingevuld. Het voorbereiden van de vergadering heeft nogal wat tijd in beslag genomen, maar het resultaat is navenant.”

“Ik heb de toepassing gebruikt op de installatievergadering en het ging erg vlot. Iedereen zou het moeten gebruiken.”

“Bezig in notulering voor onze installatieraad. Magnifieke applicatie trouwens, bedankt!”

“Alvast vriendelijk bedankt! Voor de rest ben ik super tevreden over Gelinkt Notuleren. Is heel handig in gebruik!”