Onderhandelingsprocedure zonder voorafgaande bekendmaking

Artikel 42 §1 van de wet somt de gevallen op waarin een overheidsopdracht kan gegund worden bij wijze van onderhandelingsprocedure zonder voorafgaande bekendmaking. De aanbestedende overheid kan zich bij deze onderhandelingsprocedure beperken tot het raadplegen van drie kandidaten, behalve als dit niet mogelijk blijkt.

De onderhandelingsprocedure zonder voorafgaande bekendmaking kan in volgende gevallen:

In het geval van een opdracht voor werken, leveringen of diensten:

• Wanneer de goed te keuren uitgave lager is dan de door de Koning vastgestelde bedragen (zonder BTW): voor werken, leveringen en de meeste diensten is dit 140.000 euro.
• Wanneer voor zover het strikt noodzakelijk is, de termijnen voor de openbare en niet-openbare procedure of mededingingsprocedure met onderhandeling wegens dwingende spoed, voortvloeiend uit onvoorzienbare gebeurtenissen voor de aanbestedende overheid niet in acht kunnen worden genomen. 
• Wanneer er geen of geen geschikte aanvraag tot deelneming of offerte werd ingediend naar aanleiding van een openbare of niet-openbare procedure, mits de oorspronkelijke voorwaarden van de opdracht niet wezenlijk worden gewijzigd. Een aanvraag tot deelneming wordt niet geschikt geacht wanneer de betrokken ondernemer moet of kan worden uitgesloten, of niet aan de selectiecriteria voldoet. Een offerte wordt ongeschikt bevonden als zij niet relevant is voor de opdracht, omdat zij, zonder wezenlijke wijzigingen, kennelijk niet voorziet in de in de opdrachtdocumenten omschreven behoeften en eisen.

In het geval van werken, leveringen of diensten: deze die alleen door een bepaalde ondernemer kunnen worden verricht, om één van de volgende redenen:

• Wanneer de opdracht als doel het vervaardigen of verwerven van een uniek kunstwerk of het leveren van een unieke artistieke prestatie heeft.
• Wanneer mededinging ontbreek om technische redenen. Maar enkel indien er geen redelijk alternatief of substituut bestaat en het ontbreken van de mededinging niet het gevolg is van een kunstmatige beperking van de voorwaarden van de opdracht.
• Indien uitsluitende rechten moeten worden beschermd, met inbegrip van de intellectuele eigendomsrechten. Ook deze uitzonderingsgrond mag slechts gebruikt worden enkel indien er geen redelijk alternatief of substituut bestaat en het ontbreken van de mededinging niet het gevolg is van een kunstmatige beperking van de voorwaarden van de opdracht.

In het geval van een opdracht voor werken of diensten:

• Wanneer het gaat om nieuwe werken of diensten bestaande uit herhaling van soortgelijke werken of diensten die aan de oorspronkelijke opdrachtnemer worden gegund.  Deze werken of diensten moeten overeenstemmen met het basisproject dat het voorwerp uitmaakte van de oorspronkelijke opdracht, geplaatst bij openbare of niet-openbare procedure of mededingingsprocedure met onderhandeling of vereenvoudigde onderhandelingsprocedure met voorafgaande bekendmaking. Het basisproject dient de omvang van de eventuele aanvullende werken of diensten evenals de voorwaarden waaronder deze zullen worden gegund te vermelden. De mogelijkheid om deze procedure aan te wenden moet vermeld zijn bij de oorspronkelijke opdracht. Bovendien moet de gunning van de herhalingsopdrachten gebeuren binnen drie jaar na de sluiting van de oorspronkelijke opdracht.

In het geval van een opdracht voor leveringen of diensten:

• Wanneer het gaat om de aankoop van leveringen of diensten tegen bijzonder gunstige voorwaarden in het geval van faillissement, stopzetting handelsactiviteit of gerechtelijke reorganisatie.

In het geval van een opdracht voor leveringen:

• Wanneer het producten betreft die uitsluitend voor onderzoek, proefneming, studie of ontwikkeling worden vervaardigd.
• Wanneer aanvullende leveringen te verrichten zijn door de oorspronkelijke leverancier, die ofwel bestemd zijn voor de gedeeltelijke vernieuwing van leveringen of installaties, ofwel voor de uitbreiding van bestaande leveringen of installaties, wanneer verandering van leverancier de aanbestedende overheid ertoe zou verplichten leveringen te verwerven met andere technische eigenschappen, zodat onverenigbaarheid ontstaat of zich bij gebruik en onderhoud onevenredige technische moeilijkheden voordoen.  De looptijd van deze opdrachten en nabestellingen mag in regel drie jaar niet overschrijden.
• Wanneer het gaat om op een grondstoffenmarkt genoteerde en aangekochte leveringen. 

In het geval van een opdracht voor diensten:

• Wanneer de betrokken opdracht op een prijsvraag volgt.

Een opdracht via onderhandelingsprocedure kan tot stand komen (artikel 95 KB plaatsing)

• op grond van briefwisseling volgens handelsgebruiken
• door de kennisgeving aan de opdrachtnemer van de goedkeuring van zijn offerte zoals eventueel gewijzigd tijdens de onderhandelingen
• door ondertekening van een overeenkomst door de partijen.