Stap 1: Ontvangst van het bezwaarschrift

De datum van ontvangst is de startdatum van de procedure, ongeacht of het bezwaarschrift laattijdig is of vormgebreken vertoont. Een ontvangstmelding wordt in ieder geval gestuurd.

Het bezwaarschrift wordt gecontroleerd op zijn tijdigheid.
Artikel 9 §1, tweede lid, van het decreet van 30 mei 2008 bepaalt dat een bezwaar op straffe van verval moet worden ingediend binnen een termijn van drie maanden te rekenen vanaf de derde werkdag die volgt op de datum van verzending van het aanslagbiljet of van de kennisgeving van de aanslag (voor kohierbelastingen) of van de datum van de contante inning van de belasting (voor contantbelastingen).

Het bezwaarschrift wordt gecontroleerd op de vormvereisten.
Artikel 9, §1, eerste lid van het decreet van 30 mei 2008 bepaalt dat het bezwaar moet ingediend worden bij de bevoegde overheid, tegen een aanslag, een belastingverhoging of een administratieve geldboete.
Artikel 9, §2, tweede lid bepaalt dat het bezwaar schriftelijk, ondertekend en gemotiveerd moet zijn.

Er zijn dus vijf vormvereisten:

1. Het bezwaar moet ingediend zijn bij de bevoegde overheid: bij het college van burgemeester en schepenen  voor gemeentebelastingen, bij de deputatie voor provinciebelastingen.
2. Het voorwerp van het bezwaarschrift moet duidelijk zijn: door vermelding van aard van belasting, aanslagjaar, kohierartikel of eventueel nummering van de berekeningsnota, bedrag van de belasting, bedrag van de verhoging (in geval van ambtshalve aanslag) of van de administratieve geldboete.
3. Het bezwaar moet schriftelijk zijn.
4. Het bezwaar moet ondertekend zijn: dit houdt ook in de vermelding van de identiteit van de belastingplichtige (naam, hoedanigheid, adres of zetel).
5. Het bezwaar moet gemotiveerd zijn:  door opgave van feiten en middelen.

OPMERKINGEN

1. Het bezwaarschrift moet niet aangetekend worden ingestuurd. Een aangetekende brief is wel nuttig om de tijdigheid van het bezwaarschrift te bewijzen.
2. Het bezwaarschrift kan via "duurzame drager" ingediend worden indien de bevoegde overheid deze mogelijkheid voorziet, bijvoorbeeld via e-mail met elektronische handtekening.
3. Indien één of meer vormgebreken worden vastgesteld kan de mogelijkheid geboden worden om deze te corrigeren, bijvoorbeeld door het toesturen van een modelbezwaarschrift aan de belastingschuldige of aan zijn vertegenwoordiger. Dit is uiteraard geen verplichting voor het bestuur maar een klantvriendelijke vorm van dienstverlening.
4. De ondertekening van briefwisseling in deze fase kan door het college van burgemeester en schepenen gedelegeerd worden.