Voor de berekening van de dotatie voor elk individueel bestuur wordt uitgegaan van de percentages van de wettelijke basisbijdrage en van de responsabiliseringscoëfficiënt die de Federale Pensioendienst heeft gehanteerd bij de ramingen van de responsabiliseringsbijdragen van mei 2019. Latere wijzigingen aan die percentages worden alleen in rekening gebracht als ze een daling van de responsabiliseringsbijdrage van het bestuur tot gevolg hebben.
De korting die de besturen kunnen krijgen op de responsabiliseringsbijdrage door de verschuldigde premie voor een aanvullende pensioenregeling voor hun contractueel personeel (2e pensioenpijler) in mindering te brengen, wordt niet in rekening gebracht bij het bepalen van de helft van hun responsabiliseringsbijdrage. De Vlaamse overheid financiert dus op basis van de helft van de “bruto” responsabiliseringsbijdrage.
Verder wordt de subsidie berekend op basis van de meest recente ramingen van de responsabiliseringsbijdragen die de Federale Pensioendienst op 30 september van het betrokken begrotingsjaar aan de Vlaamse overheid ter beschikking stelt (bv. op 30 september 2020 is de meest recente raming van de responsabiliseringsbijdragen waarover de Vlaamse administratie beschikt die van juni 2020; dan dient die raming als basis voor de berekening van de dotaties aan de individuele besturen).
Vanaf 2021 wordt de dotatie gecorrigeerd met het verschil tussen de toegekende dotatie voor het voorgaande jaar en de effectieve dotatie waarop het bestuur recht had na het definitief worden van de responsabiliseringsbijdrage. Als dat zou leiden tot een negatief bedrag, kan de Vlaamse Regering dat bedrag terugvorderen.