Hoe voldoen aan de openbaarheidsverplichting van vergaderingen van de dienstverlenende en de opdrachthoudende verenigingen?

Hieronder sommen we op hoe de vergaderingen van de algemene vergadering van de dienstverlenende en opdrachthoudende vereniging kunnen plaatsvinden.

De dienstverlenende of opdrachthoudende vereniging beslist autonoom over de wijze van vergaderen. Een vergadering kan fysiek, hybride of digitaal doorgaan.

We benadrukken dat voor de algemene vergaderingen van dienstverlenende en opdrachthoudende verenigingen er een decretale openbaarheidsverplichting bestaat. De vergadering moet toegankelijk zijn voor pers en publiek (art. 432, vierde lid DLB). De openbaarheid van de vergaderingen moet het publiek in staat stellen om kennis te krijgen van de noodzakelijke informatie. De openbaarheid van de vergadering stelt de pers in staat om de debatten te verslaan en de publieke opinie kritisch in te lichten. De openbaarheid is een wezenlijke waarborg voor de democratische werking. Het maakt controle mogelijk en biedt een waarborg tegen willekeur. Het komt aan de vereniging toe om de openbaarheid te garanderen.

We benadrukken ook dat een volledig schriftelijke procedure voor de algemene vergaderingen niet meer mogelijk is. Deze mogelijkheid werd uitzonderlijk gedoogd in de eerste maanden van de gezondheidscrisis, maar gaat in tegen de bepalingen van het decreet. De algemene vergadering moet dus effectief plaatsvinden als een vergadering waarbij op mondelinge wijze een agenda wordt afgehandeld en er gestemd wordt over de agendapunten, zoals voorzien in het decreet. Of de vergadering fysiek, digitaal of hybride doorgaat, is de keuze van de vereniging, rekening houdend met de principes uit het algemene kader.

De voorzitter moet de vergaderplaats vastleggen in de oproeping van de vergadering. In de geest van artikel 432, vierde lid van het DLB gebeurt dat uiterlijk 30 dagen voor de zitting. Een geldige oproeping bevat ook een locatie. Als een statutenwijziging gepland staat op de algemene vergadering, is het niet nodig dat ze de locatie al 90 dagen op voorhand melden: daarvoor volstaat de termijn van 30 dagen uit artikel 432, vierde lid DLB.