De wijze waarop beslissingen van de raden over de agenda van en deelname aan algemene vergaderingen van IGS/VVMW worden genotuleerd kan sterk uiteenlopen? Waarop moeten besturen letten om dit correct te doen?

Tenzij dit anders is vermeld in het raadsbesluit, wordt een vertegenwoordiger in een algemene vergadering aangeduid voor de volledige legislatuur. Voor de standpuntbepaling voor elke algemene vergadering afzonderlijk zijn in theorie twee systemen mogelijk.  ofwel een “open mandaat” ofwel een “gesloten mandaat”:

Met “open mandaat” wordt bedoeld dat de vertegenwoordiger geen steminstructies meekrijgt: hij kan en mag dan zelf ter plekke stemmen naar eigen goeddunken.
Met een “gesloten mandaat” wordt bedoeld dat de vertegenwoordiger in het gemeenteraadsbesluit een expliciete instructie meekrijgt, of dat het gemeenteraadsbesluit expliciet een standpunt inneemt.

Audit Vlaanderen stelde vast dat in de praktijk de wijze waarop raadsbeslissingen hieromtrent genotuleerd worden, niet steeds juridisch sluitend en helder zijn. Strikt taalkundig en juridisch houdt de “goedkeuring van de agenda” immers in dat de gemeenteraad akkoord gaat met de agenda van de algemene vergadering. Zo notuleren veel besturen dat ze ‘de voorgestelde agenda goedkeuren’. Dat zegt in principe niets over het mandaat noch over een eventuele instructie voor de vertegenwoordiger. Die in dit geval gebruik zou kunnen maken van zijn beoordelingsvrijheid.

Noot: Dit is anders voor statutenwijzigingen van opdrachthoudende en dienstverlenende verenigingen waar art. 427 DLB bepaalt: “Uiterlijk negentig dagen voor de algemene vergadering die de statutenwijzigingen moet beoordelen, wordt een door de raad van bestuur opgesteld ontwerp aan alle deelnemers voorgelegd. De beslissingen daarover van hun raden die de oorspronkelijke statuten hebben goedgekeurd, bepalen het mandaat van de respectieve vertegenwoordigers op de algemene vergadering en worden bij het verslag gevoegd.” De raad moet dus wel een standpunt innemen.

In de praktijk zal die gemeenteraad met “goedkeuring agenda” naar alle waarschijnlijkheid inhoudelijk instemmen met het agendapunt. Om te vermijden dat er achteraf discussies ontstaan tussen de raad en de betrokken vertegenwoordiger, is het aangewezen om dat de notulen zich duidelijk uitspreken over de mate de instemming over de vooropgestelde agendapunten, dit tenzij me ervoor kiest om een open mandaat toe te kennen.