Hoe dienen fuserende gemeenten aankopen die gebruikt zullen worden vanaf de samenvoegingsdatum aan te pakken?
Hoe dienen fuserende gemeenten aankopen die gebruikt zullen worden vanaf de samenvoegingsdatum aan te pakken? Verloopt de overheidsopdracht van leveringen via een samengevoegde opdracht waarbij beide gemeenten het bestek en de gunning moeten goedkeuren of via één gemeente die de opdracht voert en de andere gemeente die machtigt?
De wet overheidsopdrachten van 17.06.2016 voorziet verschillende mogelijkheden voor samenwerking tussen aanbestedende overheden, meer bepaald in artikel 47 (aankoopcentrales) en artikel 48 (de occasionele gezamenlijke opdrachten).
Eén van de fuserende gemeenten kan optreden als aankoopcentrale. De gemeente die beroep doet op de aankoopcentrale is vrijgesteld van de verplichting om zelf een plaatsingsprocedure te organiseren. De aankoopcentrale voert m.a.w. de procedure. Om beroep te kunnen doen op die aankoopcentrale, is een beslissing van de gemeenteraad vereist (artikel 40, §2 van het decreet over het lokaal bestuur (DLB), eventueel samen te lezen met artikel 41, tweede lid, 10° DLB).
Aankoopcentrales hebben een duurzaam karakter. Is het de bedoeling om meerdere opdrachten te plaatsen, die over een bepaalde periode gespreid zijn, dan is het aangewezen om gebruik te maken van een aankoopcentrale.
De occasioneel gezamenlijke opdracht daarentegen heeft meestal betrekking op één enkele overheidsopdracht.
Bij een occasioneel gezamenlijke opdracht kunnen de aanbestedende overheden één aanbestedende entiteit aanduiden die in hun gezamenlijke naam bij de gunning en de uitvoering van de opdracht zal optreden.
In hoofde van de afzonderlijke aanbestedende overheden blijft de occasionele gezamenlijke opdracht echter een gewone overheidsopdracht. Dat betekent dat elke overheid afzonderlijk mee zal beslissen in elke fase van het dossier.
Op niveau van de besturen blijven de bevoegdheidsregels dus van toepassing. Wanneer bijvoorbeeld meerdere gemeenten samengaan dan zal elke gemeenteraad afzonderlijk op basis van artikel 41 DLB zich uitspreken over de samenvoeging en over de wijze van gunnen en de voorwaarden waaronder de gunning zal gebeuren. Op het einde van de plaatsingsprocedure zal elk college van burgemeester en schepenen afzonderlijk beslissen op basis van artikel 56, 4° DLB, aan wie dat de opdracht zal worden gegund. Pas daarna zal het college van burgemeester en schepenen van de aanbestedende entiteit een definitieve gunningsbeslissing nemen en de gekozen inschrijver meedelen dat de opdracht aan hem is gegund.
De modaliteiten van deze samenwerking kunnen vooraf best worden vastgelegd in een samenwerkingsovereenkomst. In deze overeenkomst kan dan worden gestipuleerd welke entiteit desgevallend wordt aangeduid als aanbestedende entiteit, welke organen het bestek en/of de gunning zullen goedkeuren, op welke manier de financiële kant van de opdracht zal worden geregeld (eventueel aan de hand van een verdeelsleutel), e.d..