Vragen over de nieuwe regeling voor fietsmobiliteit

Veelgestelde vragen over fietsmobiliteit

De vraag naar een of andere vorm van fietsmobiliteit klinkt luid bij zowel de besturen als de personeelsleden. Fietsmobiliteit aanmoedigen past in het actieplan van de Vlaamse Regering tegen de files en voor een groenere mobiliteit en economie. Steden, gemeenten en provincies willen het fietsen ook promoten om een veiligere en gezondere leefomgeving te ontwikkelen. Inzetten op fietsmobiliteit kan ook een troef zijn bij het aantrekken van personeel. 

Vanuit de Vlaamse overheid zoeken we naar manieren om fietsmobiliteit aan te bieden in een voor de besturen zo voordelig mogelijke vorm en met respect voor het fiscale en sociaalrechtelijke kader.  

Het belangrijkste doel van de wijzingen aan de bestaande rechtspositiebesluiten (besluit Vlaamse Regering van 12 maart 2021) is rechtszekerheid creëren voor de besturen en de personeelsleden die een of andere vorm van fietsmobiliteit willen aanbieden of daar gebruik van maken.

Wat is de reglementaire basis voor het invoeren van fietsmobiliteit in een lokaal bestuur?

Dat zijn de artikelen 10, 12, 13, 17 en 19 van het besluit van de Vlaamse Regering van 12 maart 2021 houdende maatregelen ten gevolge van de pandemie veroorzaakt door COVID-19 en tot wijziging van de minimale voorwaarden voor de rechtspositieregeling van het personeel van de gemeenten, de openbare centra voor maatschappelijk welzijn en de provincies.

Wat wordt bedoeld met “fietsmobiliteit”? 

Dat begrip is ruimer dan een fiets ter beschikking stellen aan de personeelsleden.  Er kunnen ook bijkomende elementen in verband met het fietsen worden aangeboden, zoals een fietsverzekering (een verzekering lichamelijke letsels bij het fietsen of een fietsdiefstalverzekering), de aankoop van diverse artikelen die het fietsen vergemakkelijken zoals een fiets-gps, aangepast veiligheidsmateriaal, aangepaste kledij, enzovoort. Ook een onderhoudscontract om de fiets in optimale conditie te houden behoort tot de mogelijkheden. 

Wat zijn de basisprincipes van de afstand van de eindejaarstoelage, vakantiedagen of fietsvergoeding tegen voordelen ter bevordering van de fietsmobiliteit?

Het besluit van de Vlaamse Regering van 12 maart 2021 creëert de mogelijkheid voor besturen (lokale autonomie) om personeelsleden op vrijwillige basis vakantiedagen, en/of een gedeelte of geheel van hun eindejaarstoelage en/of het bedrag van de fietsvergoeding af te staan tegen voordelen ter bevordering van de fietsmobiliteit. 

Die mogelijkheid wordt vastgesteld op basis van de volgende premissen:  

•  Het personeelslid heeft altijd de volledige vrijheid om gebruik te maken van zijn keuzemogelijkheid. Het kan niet, expliciet of impliciet, gedwongen worden tot een keuze. Het personeelslid moet ook de mogelijkheid hebben om zijn keuze na een bepaalde periode (bijvoorbeeld jaarlijks) te evalueren en te wijzigen.  
• De lokale besturen werken het project zelf concreet uit en passen het toe.
• Het project respecteert de hiërarchie van de rechtsbronnen en opereert binnen de grenzen van de bestaande reglementering.  

Van welke elementen van de rechtspositieregeling kan men afstand doen voor een betere fietsmobiliteit?

De drie elementen waarvan je, afzonderlijk of gezamenlijk, afstand kan doen  zijn:

• vakantiedagen;
• eindejaarstoelage;
• fietsvergoeding.

Hierbij vind je een model voor de wijziging van het rechtspositieregelingsbesluit

Vakantiedagen 

De raad (provincie, gemeente en OCMW) kan beslissen dat het personeelslid vrijwillig vakantiedagen die per kalenderjaar boven het minimum van 28 (als recht op min. 30 dagen verlof is vastgesteld) en 24 (als recht op 26 dagen verlof is vastgesteld) dagen uitstijgen, kan afstaan tegen voordelen ter bevordering van de fietsmobiliteit.

Hoeveel dagen er effectief boven het vastgelegde minimum kunnen worden afgestaan en hoe dat concreet gebeurt, bepalen de besturen zelf, weliswaar met respect voor de beginselen van behoorlijk bestuur.

In overleg met het sociaal secretariaat bepaalt het bestuur hoe de waarde van een vakantiedag wordt berekend.

Het tijdsstip om de keuze te maken om vakantiedagen af te staan tegen voordelen ter bevordering van de fietsmobiliteit, moet worden gemaakt in samenspraak met het bestuur.

Eindejaarstoelage 

De raad (provincie, gemeente en OCMW) kan beslissen dat het personeelslid vrijwillig de eindejaarstoelage volledig of gedeeltelijk afstaat tegen voordelen ter bevordering van de fietsmobiliteit.

Hoe het bedrag van de eindejaarstoelage concreet afgestaan wordt, bepalen de besturen zelf, met respect voor de beginselen van behoorlijk bestuur en zonder impact van het afstaan op de brutosalarissen van de personeelsleden. 

De keuze om de eindejaarstoelage af te staan tegen voordelen ter bevordering van de fietsmobiliteit, moet in principe in ieder geval worden gemaakt vooraleer het recht op de toelage ontstaat. Het personeelslid maakt dus de keuze ten laatste in december van het voorgaande jaar (tenminste als de hele eindejaarstoelage wordt afgestaan). Vanaf januari van het huidige jaar begint het personeelslid immers al een recht op eindejaarstoelage op te bouwen. 

De RSZ en de fiscus laten echter toe dat er een ander instapmoment – bijvoorbeeld 1 april - wordt gekozen. Die bevoegde federale diensten laten toe dat het voordeel maand per maand wordt opgebouwd. Dat heeft echter wel gevolgen wat betreft de sociale zekerheidsbijdragen voor de vastbenoemde personeelsleden. Kiezen die statutaire personeelsleden ervoor om afstand te doen van hun eindejaarspremie in de loop van de referteperiode, dan beschouwen de fiscus en de RSZ dat de eindejaarstoelage niet langer voldoet aan de voorwaarden bepaald in artikel 30, § 2, 4° van het KB van 28/11/69. De toekenningsmodaliteiten werden dan immers gewijzigd.

Er zullen bijgevolg socialezekerheidsbijdragen verschuldigd zijn op het volledige bedrag van deze premie. Voor contractuele personeelsleden rijst dit probleem niet; er zijn sowieso bijdragen verschuldigd op het volledige bedrag. Om dit te vermijden is toch wel te aan te raden om het aantal instapmomenten te beperken tot 1 moment en dan te kiezen voor het instappen voor 31 december, dus voor de start van de referteperiode op 1 januari.

Fietsvergoeding 

De gemeenteraad en de provincieraad kunnen bepalen dat het personeelslid het bedrag van de fietsvergoeding ook op vrijwillige basis kan afstaan tegen voordelen ter bevordering van de fietsmobiliteit. De rechtspositieregeling van het gemeente/provinciepersoneel bepaalt of het personeelslid dat de verplaatsing van en naar het werk volledig of gedeeltelijk met de fiets aflegt, recht heeft op een fietsvergoeding. De OCMW-raad is gebonden aan de keuze van de gemeente. De OCMW-raad stelt daarom de regels voor de toekenning van de fietsvergoeding en het bedrag van de fietsvergoeding vast in overeenstemming met de regels en het bedrag dat daarvoor is vastgesteld in de rechtspositieregeling van het gemeentepersoneel. 

Hoe de fietsvergoeding concreet afgestaan wordt, bepalen de besturen zelf, rekening houdend met de volgende voorschriften:

• Enkel een nettobedrag van de fietsvergoeding kan worden afgestaan tegen voordelen ter bevordering van de fietsmobiliteit. 
• De ruil levert geen fiscaal en sociaalrechtelijk voordeel op.  
• Het moet gaan om de persoonlijke fietsvergoedingen die worden toegekend op basis van effectief gereden fietskilometers. Het mag niet gaan om forfaitaire bedragen. 

Waarom is het niet mogelijk om afstand te doen van het (bruto)salaris tegen voordelen ter bevordering van fietsmobiliteit?

Het besluit van de Vlaamse Regering van 12 maart 2021 laat niet toe dat er brutosalaris wordt ingehouden om voordelen ter bevordering van de fietsmobiliteit te financieren om de volgende redenen:

• Het brutosalaris is niet onderhandelbaar. Het gaat hier om vaste salarisschalen, die noch in meer noch in min kunnen worden aangepast.
• Het huidige besluit rechtspositieregeling laat geen andere toelagen en vergoedingen toe dan diegene die limitatief zijn opgesomd in het besluit zelf of die wettelijk of reglementair geregeld zijn. Datzelfde besluit stelt ook geen algemeen ruilsysteem in dat het mogelijk maakt om afstand te doen van een welbepaald voordeel tegen een ander voordeel.

Hoe wordt de fietsmobiliteit fiscaal/sociaalrechtelijk geregeld?

Een lokaal bestuur kiest autonoom de modaliteiten van de fietsmobiliteit binnen het kader van het besluit van de Vlaamse Regering van 12 maart 2021. Diverse maatregelen kunnen gevolgen hebben op fiscaal en sociaalrechtelijk vlak. Het valt aan te bevelen om bij de bevoegde federale diensten, de fiscus en de RSZ, na te gaan wat de gevolgen zijn van de gemaakte keuzes.

Als bijlage wordt een model voor de wijziging van het rechtspositieregelingsbesluit en een voorbeeld van fietspolicy gevoegd. Die documenten werden door de fiscus en de RSZ nagekeken.

Met vragen voor de RSZ over fietsmobiliteit, kan je terecht op hun algemeen e-mailadres. De fiscus is bereikbaar op dit e-mailadres. 

Kan een bestuur aan de plaatselijke fietswinkel een opdracht geven om een fietslease op te zetten?

Neen, dat kan niet zomaar. De regelgeving over de overheidsopdrachten speelt hier. Het bestuur zal de markt moeten raadplegen. Het staat het bestuur uiteraard vrij lokale ondernemingen te informeren over de opdracht en de procedure en te motiveren om deel te nemen.

De besturen moeten het personeelslid dat gebruik wil maken van de fietsmobiliteit voldoende informeren. Wat houdt dat in?

De besturen moeten hun personeelsleden voldoende informeren over de gevolgen van een afstand ten voordele van fietsmobiliteit. De personeelsleden moeten weten wat de gevolgen zijn van hun keuze op onder andere hun inkomsten en op fiscaal en sociaalrechtelijk vlak, evenals op hun jaarlijkse vakantie en hun pensioenopbouw.  

Simulaties van verschillende mogelijkheden, met daarbij aandacht voor alle gevolgen, kunnen de personeelsleden helpen om een gefundeerde beslissing te nemen.  

Het moet ook duidelijk zijn dat het personeelslid geheel op vrijwillige basis instapt in een systeem van fietsmobiliteit.  

Ook de fietspolicy moet voldoende informatie bevatten zodat het personeelslid weet wat zijn rechten en plichten zijn.

Wat is een fietspolicy?

Een fietspolicy (of fietsreglement) is een document waarin het bestuur de afspraken kan vastleggen bij het gebruik van de fiets door het personeelslid. In veel gevallen stelt de fietsleasemaatschappij die fietspolicy op. De policy moet het personeel ook beschermen in bepaalde omstandigheden en duidelijkheid scheppen over wat er met de fiets zal gebeuren bij ziekte, ontslag of lange afwezigheid.  

De opmaak van een fietspolicy zit bij de meeste maatschappijen vervat in het contract en wordt in rekening gebracht bij de vaststelling van de prijs (managementfee). 

Er zijn echter een aantal aandachtspunten die zeker in de onderhandeling mee moeten worden opgenomen.

Over het procedurele aspect, of de beschrijving van hoe een fiets kan worden aangevraagd en de voorwaarden om in aanmerking te komen voor de voordelen inzake fietsmobiliteit: het is de bedoeling om zo gedetailleerd mogelijk te omschrijven hoe de aanvraag tot fietsmobiliteit verloopt, hoe afstand kan worden gedaan van bepaalde voordelen en welke aanvraagtermijnen er gelden.  

Over het gebruik en het onderhoud van de fiets moet onder meer rekening gehouden worden met het volgende: 

• De verplichting/het engagement om de fiets te gebruiken voor verplaatsingen woon-werkverkeer. Maak ook duidelijk hoe dat zal worden opgevolgd en welke de gevolgen zijn bij niet-naleving van de verplichtingen.  
• De verplichting/het engagement van de gebruiker om als een voorzichtig en redelijk persoon zorg te dragen voor de fiets. Dat kan onder meer inhouden dat de fiets altijd op een correcte manier moet worden afgesloten en op een veilige plaats moet worden achtergelaten.  
• De verplichting om de fiets te onderhouden en te herstellen. Het is de bedoeling dat de fiets in optimale staat blijft. Er kunnen afspraken gemaakt worden over waar het onderhoud en de herstellingen moeten plaatshebben, hoe een afspraak kan worden gemaakt en wat er moet gebeuren als er defecten aan de fiets worden vastgesteld.  
• Er worden best ook afspraken gemaakt over wat er moet gebeuren bij diefstal of ongeval.  
• Het kan nuttig zijn om te bepalen wie de boetes moet betalen bij verkeersovertredingen met de fiets. In de meeste gevallen zal de gebruiker hiervoor verantwoordelijk worden gesteld.  

Over het gebruik van de fiets bij langdurige afwezigheid, zoals ziekte en lange onbetaalde afwezigheden, moeten onder meer de volgende vragen worden gesteld: 

• Wat zal er gebeuren bij een ontoereikend budget? Om discussies te vermijden wordt er best op voorhand bepaald welke bijdragen eventueel zullen worden doorgerekend aan de werknemer wanneer het budget plots ontoereikend wordt, zoals in geval van ziekte, schorsing, overgang van voltijdse naar deeltijdse job, … 
• Wat zijn de gevolgen van een vroegtijdige beëindiging van de fietsleaseovereenkomst? Het is aangewezen om dat ook heel duidelijk te omschrijven.  

De fietspolicy wordt op dezelfde manier goedgekeurd als het arbeidsreglement. De werkgever moet het personeelslid op de hoogte brengen van de fietspolicy.  

Hierbij vind je een voorbeeld van fietspolicy.