Kunnen hotel- en dagvergoedingen worden gecumuleerd?

Situering:  BVR van 7/12/2007 – art. 158

De dagvergoeding kan worden toegekend als een personeelslid een dienstreis maakt waarvoor geen overnachting vereist is. De hotelvergoeding kan worden toegekend als het personeelslid een meerdaagse dienstreis met overnachting maakt en daarvoor zelf de uitgaven doet.
Het personeelslid heeft ofwel recht op een dagvergoeding ofwel op een hotelvergoeding. De twee vergoedingen kunnen niet gecumuleerd worden.
Het bevoegde orgaan bepaalt de voorwaarden waaraan de dienstreis moet voldoen voor de toekenning van een dagvergoeding en de omvang van de vergoeding.
Het is dus mogelijk dat de raad een forfaitaire dagvergoeding toekent.
De hotelvergoeding is geen verplichte vergoeding. De hotelvergoeding kan worden toegekend als het personeelslid een meerdaagse dienstreis met overnachting maakt en daarvoor zelf de uitgaven doet. De kosten worden bewezen aan de hand van originele bewijsstukken, zoals een factuur. De hotelvergoeding impliceert dus dat het personeelslid de hotelrekening betaalt en achteraf een schuldvordering indient voor de werkelijke uitgaven. Met ‘al de gemaakte kosten’ worden niet alleen de kosten voor overnachting bedoeld, maar ook andere, kleinere uitgaven die onvermijdelijk zijn voor de uitvoering van de opdracht. Voorbeelden daarvan zijn: de verzending van een fax, een visum, eventueel een inenting.
Het is natuurlijk ook mogelijk dat het bestuur zelf de boekingen doet en de factuur betaalt. In dat geval heeft het personeelslid geen recht op een hotelvergoeding.