Wanneer kan je een opdracht via aanvaarde factuur sluiten?
Opdrachten met een geraamde waarde lager dan 30.000 euro (excl. btw) kunnen worden gegund via aanvaarde factuur (zie artikel 92 Wet). Men spreekt dan over een opdracht van beperkte waarde.
Bij deze opdrachten geldt de factuur als bewijs dat de opdracht gesloten is. Andere documenten zijn daarvoor niet vereist, maar de opmaak van een bestelbon door het bestuur is aangewezen. De overeenkomst tussen het bestuur en de opdrachtnemer komt dan pas tot stand na verzending van deze bestelbon, goedgekeurd door het daartoe bevoegde orgaan. Rond de bevoegdheid voor de goedkeuring van bestelbonnen dienen intern afspraken te worden gemaakt.
Opdrachten via aanvaarde factuur vallen, met uitzondering van de algemene beginselen van de overheidsopdrachtenreglementering, zoals vermeld onder Titel 1 van de Wet, buiten de toepassing van deze wet. De opdrachten van beperkte waarde zijn alleen onderworpen aan de definities, de basisbeginselen, het toepassingsgebied van titel 1, alsook aan de ramingsregels. Dit betekent o.a. dat de basisbeginselen zoals het gelijkheids-, non-discriminatie-, transparantie- en proportionaliteitsbeginsel steeds moeten worden gerespecteerd bij deze opdrachten. De bepaling omtrent het gebruik van elektronische communicatiemiddelen alsook de bepaling omtrent het verstrekken van voorschotten zijn dan weer niet van toepassing op deze opdrachten van beperkte waarde.
Ook dient men, indien mogelijk, verschillende potentiële deelnemers te raadplegen. Dit is echter niet aan vormvereisten onderworpen. Een eenvoudige telefonische bevraging van enkele bedrijven of een vergelijking van enkele websites of catalogi kan voldoende zijn als raadpleging. Het is wel aangewezen dat je de raadpleging kan bewijzen en deze bewijzen dan ook bijhoudt in het administratief dossier.
Voorts is favoritisme niet toegelaten en moet de aanbestedende overheid steeds een objectieve keuze te maken.
Ten slotte mag een opdracht niet worden opgesplitst in kleine stukjes (zgn. ‘saucissoneren’) die elk beneden de 30.000 euro (excl. btw) blijven om telkens de procedure op aanvaarde factuur te kunnen gebruiken.
Het KB Uitvoering is eveneens niet van toepassing op de opdrachten met geraamd waarde lager dan 30.000 euro. De opdrachtdocumenten kunnen wel bepalingen uit het KB Uitvoering van toepasselijk maken op een bepaalde opdracht. Zo is het onder meer nuttig om op de bestelbon de betalingstermijn, verificatietermijn, eventueel de bepaling omtrent de verwijlinteresten, e.d. van toepassing te maken, zo niet gelden de factuurvoorwaarden van de opdrachtnemer, die vaak een kortere betaaltermijn en hogere verwijlintresten eisen.