Wat is het transactiemoment van toegestane specifieke subsidies?

De boekhouding wordt gevoerd op transactiebasis. Het tijdstip waarop de transactie plaatsvindt, bepaalt aan welk boekjaar de kosten en uitgaven voor toegekende subsidies worden toegerekend. Het transactiemoment van toegestane specifieke subsidies wordt bepaald door het moment van de beslissing tot toekenning en betaling van de subsidie.

De beslissing van het bestuur om, in uitvoering van een subsidiereglement of –overeenkomst, aan een bepaalde derde een subsidie of voorschot toe te kennen en uit te betalen, wordt beschouwd als een voldoende bewijs dat de gesubsidieerde de voorwaarden voor het verkrijgen van de subsidie vervuld heeft. Dat betekent dat het te betalen bedrag als kost en uitgave wordt aangerekend op het ogenblik van de besluitvorming tot toekenning en betaling van de subsidie of het voorschot.

In dat geval volgen de aanrekeningen dus het ritme van de beslissingen tot betaling. Het bestuur dat de subsidie toekent, beschikt op het ogenblik van de toezegging immers niet altijd over de gedetailleerde informatie om te kunnen beoordelen of de begunstigde de prestaties werkelijk geleverd heeft. Het effectief realiseren van de concrete voorwaarden (bijvoorbeeld het doen van bepaalde uitgaven, het plaatsen van installaties, het organiseren van een activiteit, enz.) om de subsidie te verkrijgen, is immers een element dat op dat moment vreemd is aan het subsidiërende bestuur.

Bij een eventuele latere verantwoording of definitieve afrekening (in een volgend financieel boekjaar) kunnen zich 2 mogelijkheden voordoen:

• als (een deel van) de subsidie ten onrechte werd toegestaan, of als een te groot bedrag aan voorschotten werd uitbetaald tegenover de bewezen gesubsidieerde prestaties, dan wordt dat op dat moment geregistreerd als een terugvordering van de toegekende subsidie;
• als blijkt dat nog een saldo moet worden betaald, dan wordt op dat moment een bijkomende kost, uitgave en schuld geboekt.