Hoe en waarom moet de kwartaalrapportering worden opgemaakt?

Het decreet van 22 december 2017 over het lokaal bestuur en het Provinciedecreet van 9 december 2005 bepalen dat elk bestuur dat BBC toepast (de gemeente en het OCMW, de provincie, het autonome gemeente- of provinciebedrijf en de welzijnsvereniging) op kwartaalbasis elektronisch moet rapporteren aan de Vlaamse Regering. De kwartaalrapportering van de gemeente omvat zowel de transacties van de gemeente als die van het OCMW.

De kwartaalrapportering verloopt uitsluitend digitaal en bevat de transacties die in het boekjaar verricht werden (geregistreerde uitgaven, ontvangsten, debetbedragen, creditbedragen) tot en met het einde van het betrokken kwartaal. Het kwartaalrapport is dus als het ware een toestandsopgave van de budgettaire en de algemene boekhouding op het einde van het betrokken kwartaal.

De digitale kwartaalrapportering voor de Vlaamse Regering kan eenvoudig aangemaakt worden vanuit de boekhoudsoftware. Het is niet nodig om daarvoor een tussentijdse afsluiting van de boekhouding te doen. Ze moet onder de vorm van twee bestanden (een xbrl-bestand en een xml-bestand) aan de Vlaamse Regering bezorgd worden voor het einde van de maand die volgt op het kwartaal. Ze verloopt zowel inhoudelijk als vormelijk op dezelfde manier als de digitale rapportering over de beleidsrapporten (BBC DR). De technische vereisten kan u raadplegen op de ABB-website over het lokaal bestuur.

Het is aan te bevelen dat een bestuur de kwartaalrapportering tegen het einde van de maand die volgt op het kwartaal bezorgt en niet in het begin ervan. Zo worden er nog zoveel mogelijk boekingen in meegenomen.

De aanlevering gebeurt via het digitaal loket of rechtstreeks via Managed File Transer (MFT). De kwartaalrapportering is niet onderworpen aan een beslissing of validatie door de raad of een ander bestuursorgaan. Er moet ook geen bekendmaking gebeuren via de webtoepassing van de gemeente.

De kwartaalrapportering is een verplichting die is opgelegd in het kader van de Europese rapporteringsverplichtingen van de Vlaamse Overheid over de financiën van de Vlaamse lokale en provinciale besturen. Die verplichtingen zijn opgenomen in artikel 3 van de richtlijn 2011/85/EU van de Raad van de Europese Unie over de budgettaire en ESR-matige monitoring van de ontvangsten en uitgaven van de lokale en provinciale overheden.