Aandachtspunten rond de organisatie en werking van besturen van de eredienst
Algemene aandachtspunten
Het eredienstendecreet bepaalt dat het bestuur van een erkende lokale geloofsgemeenschap en de ermee samenhangende centrale (kerk)besturen zo dikwijls vergaderen als de zaken die tot hun bevoegdheid behoren, het vereisen en ten minste eenmaal per kwartaal. Er moeten dus minstens vier vergaderingen per jaar gehouden worden.
Daarnaast bevatten de notulen waardevolle informatie voor de toezichthoudende overheden. Denk aan namen van bestuursleden, uitslagen van verkiezingen, adressen, adreswijzigingen, patrimoniumbeheer, enz… Om die redenen moeten de notulen dan ook binnen een termijn van 20 dagen bezorgd worden aan het representatief orgaan, de provinciegouverneur (meer concreet aan het Agentschap Binnenlands Bestuur) en de gemeenteoverheid/provincieoverheid.
Een bestuur van de eredienst en een centraal (kerk)bestuur zijn openbare instellingen met rechtspersoonlijkheid. Dat betekent dat ze ingeschreven moeten worden in de kruispuntbank van ondernemingen (KBO). Elke openbare instelling krijgt een KBO-nummer toegewezen. Wanneer uw bestuur nog niet over een KBO-nummer beschikt, gelieve contact op te nemen met de KBO via e-mail naar kbo-bce-cult@economie.fgov.be.
Het is ook belangrijk om te controleren of de gegevens over jouw bestuur van de eredienst nog correct staan in de KBO. Wie opgenomen is in de KBO heeft immers een wettelijke basis om gegevens van zijn/haar bestuur van de eredienst in te kijken en/of te wijzigen in het (digitale) Loket. Klopt het zeteladres nog, zetelen de personen die geregistreerd staan in de KBO nog in jouw bestuur van de eredienst? Zo nee, neem dan zeker contact op met de KBO om de foutieve gegevens aan te passen.
Naar een digitale dialoog
Vanaf 1 februari 2023 treedt het BVR communicatie van 1 april 2022 in werking. Vanaf die dag zal het niet meer mogelijk zijn om nog zendingen via de post te doen. Alle officiële berichten die ter uitvoering van het Eredienstendecreet en het Erkenningsdecreet Lokale Geloofsgemeenschappen worden uitgewisseld, moeten gebeuren via een elektronische procedure.
Concreet betreft dit het bezorgen van:
- notulen (verkiezingen zijn steeds een agendapunt)
- wijzigingen van de gegevens van de bestuursleden, de bedienaars en hun vervangers
- budget
- jaarrekening/eindrekening
- meerjarenplan
En alle communicatie over het volgende:
- schorsingen/vernietigingen/handhavingen
- erkenningsaanvraag
- aanvraag tot samenvoeging
- aanvraag tot naamswijziging
- aanvraag tot gebiedswijziging
- opheffen annexekerken en kapelanijen
- aanvraag desaffectatie van een pastorij/kerk
Het betreft niet enkel de communicatie met de provinciegouverneur/Vlaamse Regering, maar ook alle communicatie met/tussen het representatief orgaan, de financierende overheid en eventueel de adviserende gemeente.
De elektronische verzending kan op 2 manieren:
- via ReligioPoint (privépartner)
- via het Loket voor Lokale Besturen (ABB)
Kiezen voor Loket of ReligioPoint
De informatie van besturen die vandaag al werken met Religiopoint stroomt automatisch door naar het Loket voor Lokale Besturen. Zij moeten hun werkwijze dus niet veranderen. Een bestuur van de eredienst kan werken met Reliopoint of het Loket voor Lokale Besturen.
Niet digitaal: klachten
Een uitzondering op de digitale communicatie geldt voor het indienen van klachten. Een klacht bij de financierende overheid, de provinciegouverneur en de Vlaamse Regering wordt ingediend met een aangetekende zending of een afgifte tegen ontvangstbewijs. Een klacht bij de provinciegouverneur of de Vlaamse Regering kan ook worden ingediend via het digitaal klachtenformulier dat beschikbaar is op de publieke website van het Agentschap Binnenlands Bestuur.
Op te sturen stukken
Alle besturen van de eredienst en alle centrale (kerk)besturen bezorgen binnen de 20 dagen de notulen van de vergadering(en) van de verkiezingen aan de provinciegouverneur, de gemeenteoverheid/ provincieoverheid en het representatief orgaan. Dit gebeurt via de module “Toezicht” in het Loket voor Lokale Besturen OF via Religiopoint.
Bij verkiezingen zijn er steeds wijzigingen van bestuursleden. Naast de notulen, moeten de besturen van de eredienst ook de wijziging van de bestuursleden binnen de 30 dagen bezorgen aan de Vlaamse Regering, het representatief orgaan, de financierende overheid en in voorkomend geval de adviserende gemeente. Deze wijzigingen kan je doorgeven in het Loket voor Lokale Besturen bij de module “Mandatenbeheer”. De besturen van de eredienst die met Religiopoint werken, kunnen deze wijzigingen via Religiopoint indienen.
De besturen moeten ook de nodige zorg besteden aan het opmaken van een proces-verbaal, zowel van de verkiezing van de nieuwe leden als van de verkiezing van de voorzitter, de secretaris en de penningmeester. Die processen-verbaal moeten ook worden bewaard, zodat ze vlot kunnen worden bezorgd als ze worden opgevraagd in het geval van een klacht.
De toezichthoudende overheid kan – na klacht of ambtshalve – de aanstellings- of verkiezingsverrichtingen toetsen aan de decretale bepalingen, meer bepaald aan de voorschriften rond:
- de verkiesbaarheidsvoorwaarden
- de onverenigbaarheden
- de bekendmaking van vacatures en kandidaten