Externe rapporteringscodes

Lokale besturen kunnen ervoor kiezen om in hun lokaal beleid in te spelen op de Vlaamse beleidsprioriteiten. Sectorale administraties kunnen de lokale besturen hierin ondersteunen door onder andere subsidies te geven. Om er op toe te kunnen zien dat de ontvangen subsidie past binnen de sectorale beleidsprioriteiten wordt van lokale besturen verwacht dat zij hierover rapporteren. Conform aan het Planlastendecreet wordt er echter gestreefd naar een zo minimaal mogelijke rapporteringslast. Vandaar dat de rapportering ook via de meerjarenplanning en jaarrekening in BBC kan gebeuren. Hoe dit specifiek in deze beleidsrapporten moet worden aangegeven bepalen de sectorale administraties. 

Rapportering

Om de sectorale administratie in eerste instantie op de hoogte te brengen van de toekomstige inspanningen die een lokaal bestuur zal leveren om te voldoen aan de voorwaarden van een subsidie, moet hierover duidelijk en correct worden gecommuniceerd in het meerjarenplan. De subsidiërende administratie moet namelijk kunnen opvolgen hoe het lokaal bestuur zal trachten te streven naar de Vlaamse sectorale beleidsdoelstelling(en). Om hier transparant over te zijn, stelt het lokaal bestuur actieplannen op die alle acties bevatten die bijdragen tot de vooropgestelde sectorale beleidsprioriteit(en). De externe rapporteringscode wordt gebruikt als referentie naar die sectorale beleidsprioriteit. Om aan te geven welke acties zullen bijdragen tot die sectorale beleidsprioriteit, wordt een actie gekoppeld aan een externe rapporteringscode.

De sectorale administratie moet ook kunnen toezien dat het lokale bestuur de nodige inspanningen heeft geleverd. Dit gebeurt door ook in de jaarrekening externe rapporteringscodes te gebruiken.

Hoewel in de meeste gevallen gebruik wordt gemaakt van de externe rapporteringscodes om de subsidieaanvraag te verantwoorden, hoeft hier echter niet noodzakelijk een financiële repercussie aan vast te hangen. Het is immers perfect mogelijk dat een lokaal bestuur zich louter wil engageren voor een bepaalde Vlaamse beleidsprioriteit en eventueel in ruil voor ondersteuning en kennisoverdracht, dit met de externe rapporteringscode aangeeft.

Tips bij het rapporteren

Lokale besturen letten er best op dat zij zich tijdens het ingeven van hun beleidsdoelstellingen, actieplannen en acties houden aan het maximaal aantal tekens dat de software toelaat.

Wanneer het maximaal aantal woorden wordt overschreden, zal de rest van de tekst niet meer zichtbaar zijn voor de Vlaamse Overheid. 
Let erop dat bij de korte omschrijving van beleidsdoelstellingen, actieplannen en acties het gaat om een maximum van 100 tekens. Bij de lange omschrijving en aanvullende commentaarvelden is er een limiet van 4000 tekens. Deze limieten kunnen echter wijzigen afhankelijk van de softwareleverancier die het ingeven van de BBC digitale rapportering faciliteert.

Bundeling van informatie

De sectorale administraties kunnen kiezen of zij al dan niet gebruik maken van externe rapporteringscodes in BBC om subsidieaanvragen en -opvolgingen te registreren. Het Agentschap Binnenlands Bestuur legt deze codes niet op aan hen, maar ondersteunt hen wel in het gebruik ervan. Hieronder kan een niet exhaustief overzicht worden gevonden van alle actuele externe rapporteringscodes.